Отчет по платежам и расходам

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Отчет для контроля расходов в Excel

ФОРМА ОТЧЕТА ДЛЯ КОНТРОЛЯ РАСХОДОВ В EXCEL

Создание бюджета не будет казаться сложным процессом, если использовать в работе шаблон. Главное — выбрать из огромного количества шаблонов тот, который подходит для ваших целей: создать бюджет для инвестиционного проекта, отслеживать текущие расходы предприятия, планировать предстоящий финансовый год и др. В данной статье представим наиболее информативные и доступные форматы отчетов для контроля расходов в Excel. Сделаем это на примере компании ООО «Василек» (название условное).

Ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и сведения об имеющихся в компании свободных денежных средствах.

Этот документ формируется в Excel. В качестве информационного материала берут данные бухгалтерского учета об остатках денежных средств на счетах на начало периода, для которого планируют составить БДДС, остатки по кассе (если имеется кассовый учет), все незакрытые обязательства как по данным бухучета (кредиторская задолженность на начало периода), так и в соответствии с заключенными договорами на оплату.

При подготовке БДДС нужно помнить, что все выплаты должны соответствовать утвержденному плановому бюджету доходов и расходов компании. Как только появляется внеплановый платеж, должно появиться сообщение, что это планом не предусмотрено.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом сумм оплат, заложенных в бюджет.

В таблице 1 представлен Бюджет движения денежных средств ООО «Василек»» на ноябрь 2019 г.

Как видно из табл. 1, чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–2270 руб.), однако за счет начальных остатков в 6500 руб. компания в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом она наращивает дебиторскую задолженность от своих покупателей с 18 500 до 29 000 руб. и уменьшает кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 45 000 до 30 000 руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальные платежи, выплата заработной платы). Следовательно, нужен понедельный или подневной план оплат , которого компания должна четко придерживаться. Рассмотрим подневное планирование оплат ООО «Василек» на ноябрь 2019 г. (табл. 2).

Обратим внимание, что представленный план подневных оплат сформирован как сводная таблица Excel. Конечно, можно использовать разработанный отчет, перенесенный в Excel, однако опыт показывает, что лучше работать с информационным массивом или базой данных. В настоящее время в Excel с помощью готовых макетов можно не только составить очень удобный отчет, но и установить многоуровневую систему анализа.

В отчете для расчета величины расходов можно сразу увидеть доходы и расходы, причем возможна группировка по дню (табл. 3).

Из таблицы 2 видно, сколько нужно потратить в периоде по определенной статье затрат, из табл. 3 — какую сумму необходимо иметь на счетах на конкретную дату.

Форма для прогноза и учета расходов по дням не обязательно должна быть консервативной. В ней могут быть небольшие отступления, допустим, более развернутое наименование затрат (иногда недостаточно стандартной группировки, нужно иметь более детальное представление о расходе).

Для учета расходов можно пользоваться формой, представленной в табл. 4.

Чтобы сформировать данную таблицу, нужно переработать огромную массу данных.

АЛГОРИТМ ПОСТРОЕНИЯ ОТЧЕТА

Представим алгоритм формирования отчета для учета и контроля расходов (см. табл. 4).

Прежде всего нужно подготовить справочники по кодам. С их помощью все расходы кодируются, а затем группируются по необходимым статьям. Расходы объединяются в единую базу данных и кодируются по следующей системе (табл. 5).

Шифры учета дают возможность собрать все данные с помощью формул в более крупные статьи. А мелкое дробление — это табл. 6, на основании которой рассчитывают консолидированный отчет по расходам, используя шифры и формулы. Данную таблицу получают в результате кропотливого труда сотрудников по шифровке ежедневных расходов.

На основании утвержденного БДР вносят плановые значения, а по результатам отчетного периода включают данные по фактическому исполнению.

1. Все данные по затратам распределяют по утвержденным ЦФО. Для этого отработка осуществляется ежедневно, причем справочник кодировки затрат (см. табл. 5) — это уже более высокий уровень учета. Первоначально все расходы учитывают с подробной детализацией, как в табл. 6.

Продолжение табл. 6

На основании таких заполненных таблиц в рамках месяца контролируют исполнение бюджета расходов. Затем все детальные расходы при помощи формул консолидируют на уровень табл. 5. Причем для кодировки можно использовать не только ручной режим, но и функционал формул:

ЕСЛИ(B57=»налог на дивиденды»;»23р»;ЕСЛИ(B57=»ЗП 10***»;»11р»;ЕСЛИ(B57=»ЗП 25***»;»11р»;ЕСЛИ(B57=»Субподряд»;»21р»;0)))))))).

Отметим, что лучше всего пользоваться формулами. Если использовать формулы с необходимыми и достаточными условиями, формулы по работе с массивами данных, формулы типа: =СЦЕПИТЬ(«Расшифровка расходов подразделений «;D1;» за «;Сценарий!B2), можно настроить учет и контроль так, чтобы при выполнении условия, например, расходы больше 10 000 руб. в день, срабатывала контрольная фраза «Остановить расходы».

Важный момент: с помощью настроенных формул сегодня можно заполнить все отчеты.

2. Консолидация месячных отчетов по расходам в один общий сводный отчет за год.

3. Отчет по контролю расходов — это целая книга, созданная на базе Excel . Для учета расходов первоначально формируется БДДС. Используются данные по заключенным договорам (обязательные платежи), далее — база бухгалтерского учета с кодировкой затрат. В конечном итоге получаем сводную таблицу по расходам и остаткам компании (см. табл. 4).

Конечно, правильно вести учет именно так. Все отчеты и вводная информация на отдельных листах. Это хорошо для тех, кто только начинает пользоваться указанными шаблонами. На наш взгляд, намного удобнее, когда всю информацию видишь на одном листе, не перескакивая из одного листа в другой.

Довгань М. В., директор департамента экономики и финансов «НПЦ “Парус”»

Как начать учет денег в бизнесе, если я не шарю

В 2015 году, когда у меня была транспортная компания, я бездарно вел финансы. Деньги считались так: приходила смс о поступлении на расчетник — вносил доход в эксельку, тратил на подрядчика или аренду офиса — туда же. Мне казалось, что этого достаточно.

В конце месяца я получал отчет, от которого было «никак». Что делать дальше с цифрами я не знал. Было ощущение, что не я управляю бизнесом, а он мной. Пора было что-то менять.

Если вы также как и я почувствовали, что пора разобраться с финансами — эта статья для вас. Я расскажу с чего начать и дам пошаговую инструкцию.

Начать с простого

Финансы — это скучно. Отчеты, финмодель, бюджетирование, анализ, планирование — все это вам предстоит познать. К сожалению, поверхностно пробежаться по финансам не выйдет. Чтобы научиться принимать взвешенные решения, нужно вникать.

Начните с простого. Вначале познакомьтесь с базовыми отчетами: ДДС, PNL и баланс. Самый простой из них ДДС — отчет о движении денежных средств. В этой статье мы разберем его подробно. Завтра вы сможете вбивать в него свои данные.

Познакомиться с ДДС

Движения денежных средств — это когда мы знаем сколько прибыло и убыло на расчетник или в кассу. Вы фиксируете каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.

Отчет показывает на что вы тратите и сколько у вас денег в начале каждого месяца. Вы увидите хватит ли вам денег на оплату аренды, выплату зарплаты. Когда перед вами все движения денег, вы сможете планировать расходы на следующие месяца.

Когда вы пойдете в банк за кредитом, в первую очередь вас попросят показать ДДС. По нему видно: сможет ли бизнес оплачивать ежемесячные платежи по кредиту.

5 правил ведения ДДС

Большинство предпринимателей записывают приход и расход в эксель-табличку. Это упрощенный вариант ведения отчета ДДС. Но есть правила, которые делают из таблички с циферками полноценный полезный отчет. Вот эти правила.

1. Сгруппировать статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей доходит до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались в кашу, разобьем статьи по категориям.

Ищем в табличке статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируем: воду в офис, канцелярию, замену ковриков, аренду офиса в одну статью «Офис». При этом глобальную категорию назовем статьей, а входящие в нее операции — субстатьями. Точно также объедините операции по другим направлениям.

Если у вас несколько направлений в бизнесе, разделите денежные потоки. Например, вы продаете товары оптом и в розницу — это разные направления.

Когда вы сгруппируете расходы и доходы, у вас будет продуманный список статей, в каждом из которых несколько субстатей. Чем меньше статей, тем лучше. Оптимальное количество 20-25. Так будет проще находить нужные операции по месяцу.

2. Разделить потоки на три вида деятельности

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их вложить. Но если вы сегодня покупаете станок, а через 5 дней вам выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берете деньги из одного направления, чтобы профинансировать другое.

Разделяйте денежные потоки на 3 вида деятельности:

• Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закуп товара, сырья, оплата подрядчиков.
• Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: покупка оборудования, разработка нового сайта. Это расходы, которые будут нести пользу много лет.
• Финансовая. Это кредиты и займы для финансирования компании: занимаем деньги, берем кредиты, выплачиваем дивиденды.

Если в каком-то направлении не хватает денег на расходы, можно взять из другого направления. Но при условии, что это управляется и планируется.

3. Собрать все кошельки в одном месте

Если у вас 3 расчетника, 2 карты, Яндекс-кошелек и наличка — легко запутаться.
Когда все кошельки в одном месте, вы можете контролировать денежные потоки.

4. Не смешивайте личные деньги с рабочими

Собственник сходил в кафе и потратил 1000 рублей с рабочей карты и забыл отметить в табличке. Из-за этого у бухгалтера пропали деньги в отчете. За это вы, конечно, отругали бухгалтера. И вы и он — в стрессе.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

5. Деньги в табличке и по-факту — должны сходиться

Собственник заглядывает в табличку ДДС, в кассе — 100 000 рублей. Открывает кассу, а там — 20 000. Не понятно куда пропали 80 тысяч, когда это произошло и где они теперь. В лучшем случае вы поймете, что это ваша ошибка и найдете деньги, в худшем деньги исчезнут — их могли украсть.

Чтобы контролировать потерянные операции или кражи, чаще заглядывайте в табличку. Смотрите отчет каждый день перед тем, как пойти домой. Зная, что вы следите за деньгами, привычка подворовывать со временем пропадет.

Если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам — это не повод не проверять учетные средства с фактическими. Если не хотите обмануть сами себя, заходите в табличку почаще. Но без фанатизма.

Правильный отчет помогает принимать управленческие решения.

Запомните

1. Вносить приходы и расходы не реже одного раза в неделю.
2. Разбивайте движение денег по направлениям: офис, склад, зарплаты.
3. Соберите кошельки в одном месте.
4. Не мешайте личные деньги с рабочими.
5. Контролируйте, чтобы деньги в кассе сходились с отчетом.

Что дальше

Начать вести ДДС — шаг номер ноль. Вести отчет о движении денежных средств, значит знать сколько зарабатывает бизнес. Позже это поможет прогнозировать развитие, составить отчеты ОПиУ и баланс. О них расскажем в другой раз.

В следующих выпусках расскажем, как правильно планировать доходы и расходы, какие инструменты использовать, и на что обращать внимание.

Базовый курс по финансам (бесплатная рассылка)

Хотите узнать больше, чем отчет о движении денег? Подпишитесь на бесплатную рассылку по финансам. Это базовый курс по финансам для предпринимателей. Одно полезное письмо в неделю В каждом письме: теория на пальцах, шаблоны отчетов и нескучные картинки.

C заботой о ваших деньгах,
Александр Афанасьев

P. S. Андрей заставил переписывать статью 4 или 5 раз. Я уже чуть не сошел с ума, даже пожаловался жене. В итоге получилось хорошо. Мне нравится. Хорошо, если и вам понравится.

P. P. S. Есть вопрос жизни и смерти связанный с финансами? Чего же ты ждешь! Бей тревогу и приходи за советом . Однажды мы вылечили глубокий кассовый разрыв в транспортной компании. Мы уже всякого навидались.

Отчет БДДС

Бюджет движения денежных средств включает плановое движение средств в организацию и из организации в разрезе статей оборотов и типов деятельности. Как правило, выделяют три её вида – текущая, финансовая и инвестиционная.

Текущая деятельность

Она определяется, как главная деятельность, которой занимается организация, например, изготовление какой-либо продукции. Приход денежных средств по этому виду рассматривается и планируется в аспекте источников поступления – типов деятельности, направлений продаж, клиентских групп, виды товаров. Траты денежных средств делятся по главным направлениям, например – ресурсы, материалы, полуфабрикаты, товары для перепродажи, з/п, налоги и другие начисления. Чистый денежный поток в итоге фиксируется как разница всех приходящих и расходующихся денег.

Сведения по доходным и расходным статьям может планироваться следующим образом:

• Опираясь на показатели бюджета движения денежных средств (доходов и расходов), отчетов о движении денежных средств, и учитывая планируемые условия выплат по договорам (предоплата, кредит, по отгрузке). Этот вариант может быть применим, когда согласованные в рамках соглашения с поставщиками и покупателями выплаты не меняются условия платежей по договорам и когда они редко расходятся в пределах одной статьи.
• Исходя из показателей функциональных бюджетов (закупок, продаж, маркетинга, вложений, МПЗ, налогов, заимствований и др.);
• На основе оценки движения денежных средств специалистов-руководителей ЦФО, планирующих и реализующих эти статьи.

Когда бюджет планируется косвенным способом, чистый поток денег от ведущейся деятельности вычисляется с помощью поправки размера чистой прибыли на «не денежные» строчки расходов и на количество изменения актуальных на настоящий момент активов и пассивов.

Инвестиционная деятельность

Она отображает длительные по сроку вложения и отдачу от них. К приходу денежных средств по вкладам в различный бизнес следует отнести доходы от продажи основных средств, нематериальных активов (НМА), незаконченного строительства и возврат долговременных финансовых вложений. К платежам наоборот — первых трёх вышеперечисленных объектов, а также капстроительство и опять же длительные финансовые вложения.

Как правило, аналитическими выкладками в инвестициях являются группы основных средств и НМА (здания и сооружения, оборудование и проч.), цель ОС и НМА (для личного использования, сдачи в аренду, продажи), капстроительство (новые объекты, реставрация, модернизация, перевооружение), типы долговременных капиталовложений (покупка акций, долей и пр.).

Важно обратить внимание: когда во время постройки или покупки новых объектов появляются новые расходы, возникающие при их открытии (то же, что и start-up costs). Они могут быть капитализированы и их обязательно необходимо отразить в БДДС вместе с выплатами по инвестициям.

Финансовая деятельность

Она отвечает за капитал организации, займы, кредиты, депозиты и прочие финансовые инструменты. Соответствующий раздел в целом сосредотачивается на источниках денежного обеспечения предприятия извне, которые в целом не соотносятся с его ключевой деятельностью. В большинстве случаев к приходу денег по этому виду относятся набор кредитов и займов, возвращение предыдущих займов, считая проценты, целенаправленное финансирование из разных источников, а также прибыль от облигаций или акций. Выплаты по данному виду включают возвращение привлеченных кредитов и займов, считая проценты и комиссии, выплату займов иным фирмам, погашение облигаций и покупка собственных акций, начисление дивидендов.

Важно заметить, что займы и банковские кредиты должны быть постоянно отражаться в составе финансовой деятельности, а проценты могут считаться в рамках операционной исходя из цели кредита.

С помощью БИТ.ФИНАНС, Вы сможете легко формировать отчеты БДДС по выполняемой деятельности.

Попробовать программу БЕСПЛАТНО

Состав статей бюджета по текущей деятельности

Как уже написано выше, под текущим видом деятельности понимают основной вид деятельности, которым занимается компания. Для такой компании вполне подойдет следующий состав статей:

Об учете с любовью

Сайт об управленческом учете. Излагается человеческим языком.

Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера”

Очень часто руководитель предприятия отказывается ждать, когда ему будет предоставлен отчет по предприятию в установленные сроки сдачи месячной отчетности.

И руководителя можно понять: на многих предприятиях отчет о финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период будет готов не ранее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а информация для принятия управленческих решений нужна гораздо быстрее, чем вышеуказанные сроки. Как правило, она нужна по состоянию «сегодня на вчера».

С отчетами в натуральных показателях нет никаких проблем, есть фактические данные по производству, либо продажам и такую информацию довольно просто поместить в какую-то отчетную форму.

А вот данные о расходах по объектам незавершенного производства, либо данные о постоянных затратах по видам затрат подать в отчете созданному по методу начисления по состоянию «сегодня на вчера» нереально.

Так как же решить эту проблему?

Первое, что нужно: понять и принять – это то, что основная тройка отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств), составляемая по методу начисления, не может быть подана в такие сроки. Для этого есть масса причин, перечислять которые не вижу никакой необходимости.
Второе, допустить, что оперативная отчетность будет отличаться от данных отчета, поданного в сроки, принятые бухгалтерией. В этом тоже нет никакой проблемы, так как для нужд быстрого принятия решений бухгалтерская точность цифр как правило не нужна.
Третье, создать оперативные отчеты не по методу начисления, а по кассовому методу. То есть на основании данных по счету «Расчетный счет» и «Касса». Ведь все затраты предприятия на самом деле «засветились» именно на этих двух счетах (за исключением тех расходов, которые были произведены без оплаты), просто бухгалтерия не признает их произведенными пока не получит документы о поставке товара на ваше предприятие, либо документов о выполнении работ для вашего предприятия.

Проблема решена?

Нет. Если решите создавать отчеты по кассовому методу на основании данных по расчетному счету и кассе, вы столкнетесь с методологической проблемой: дело в том, что ваша учетная база создана так, чтобы структурировать информацию о финансово-хозяйственных операциях, произошедших на предприятии по методу начисления.

Метод начисления – при данном методе учета все операции по предприятию учитываются не по оплате, а по произведенному действию. То есть, когда вы оплачиваете какие-то услуги подрядчика, то это ещё не расход, который ляжет на незавершенное производство по конкретному объекту, расходом он станет только при подписании акта выполненных работ. Если речь о покупке материалов, то они расходами будут становиться либо в момент подписания акта выполненных работ с Заказчиком, либо по закрытию специального документа «процентовок», по которому списываются произведенные затраты на определенный объект учета.

Ваш бухгалтер наотрез откажется переводить систему учета с метода начисления на кассовый метод. Причем откажется категорически вплоть до увольнения. И будет совершенно прав кстати. Этого нельзя делать, ибо кассовый метод не подходит для корректного ведения бухгалтерии.

Ну а в учете работающему по методу начисления вы не сможете собрать расходы в разрезе объектов незавершенного производства и видов постоянных затрат по кассовому методу. То есть имеем полный методологический тупик.

Но есть вариант решения данной проблемы.

Необходимые нам отчеты можно составить, используя имеющуюся базу учета без перевода её (этой базы) на кассовый метод.

Для этого необходимо, чтобы в каждой операции по расчетному счету или по кассе стояли метки, благодаря которым можно будет составлять тот отчет, который нам нужен. Эти метки позволят нам структурировать данные непосредственно в специальном отчете о движении денежных средств в разрезе объектов незавершенного производства и видов затрат.
Чтобы во всех денежных операциях появились эти метки, необходимо во всех платежных документах сделать два дополнительных окошка. Назовем их «Объект» и «Вид затрат». Названия условны, но для наших нужд вполне подойдет.
В окошко «Объекты» будут вноситься те объекты для которого производится данный вид затрат. Под объектами в данном случае мы понимаем аналитику счета «Незавершенное производство» где отражаются объекты производства или строительства. Если производимая затрата не относится ни к одному объекту незавершенного производства, то в таком случае в окошке «Объекты» мы пишем «Административные расходы».
К меткам «Объекты» мы можем добавить несколько меток для расходов, не относящихся незавершенному производству, например: «Общепроизводственные расходы», «Расходы на сбыт», «Административные расходы». А можем оставить только одну метку и как она будет называться не важно. Решите это сами.

Метки «Вид затрат» будут одинаковы как для объектов незавершенного производства, так и для затрат, не связанных с объектами. Например: метка «Зарплата» – данный вид затрат будет относиться как к объектам, так и к затратам с объектами не связанными. И такое свойство будет у многих меток из списка «Вид затрат». Составьте список этих меток и используйте только их. Это очень важно! Добавляйте новые виды затрат только в случае крайней необходимости.
Если вы решите составлять подобный отчет, то вам необходимо будет:

1. Составить список меток относящихся к окошку «Объекты» (это первый уровень меток), а также список меток относящихся к окошку «Вид затрат» (это второй уровень меток).

Табл .№1

2. Дать задание программисту доработать вашу учетную программу. А именно:

2.1. добавить в платежные документы два окошка для меток.
2.2. составить отчет, который можно будет формировать за требуемый период (год, квартал, месяц, неделя, день) по всем объектам (метки первого уровня), либо по одному объекту (метка первого уровня), либо по одной конкретной затрате (метка второго уровня). Причем отчет можно сформировать как сгруппированный (отображены только виды затрат в разрезе объектов незавершенного производства), так и развернутый (под каждым видом затрат в хронологическом порядке отражены все платежные документы).

Пример отчета:
Табл. №2

Цветами показаны какие строки отчета к какой строке шапки таблицы относятся.

С помощью подобного отчета вы сможете подавать руководителю информацию о расходах по объектам незавершенного производства и по видам постоянных затрат сразу после разнесения информации по счетам «Расчетный счет» и «Касса». Причем информацию можно формировать как по всем объектам незавершенного производства и постоянным затратам за период, так и по одному объекту или по одному виду затрат (так как метки 2-го уровня фактически являются сквозными для всего отчета, вы можете выбрать все оплаты по зарплате как в объектах незавершенного производства, так и в постоянных затратах).

Какие есть особенности в работе бухгалтерии по обеспечению корректности данного отчета.

1. Для того, чтобы бухгалтер смог заполнить окошки в платежных документах метками первого и второго уровня необходимо, чтобы на каждом счете подписанным на оплату и на каждом кассовом ордере был указан объект, к которому относится данным платеж. Вид затраты бухгалтер определяет сам на основании назначения платежа. БЕЗ УКАЗАНИЯ ОБЪЕКТА БУХГАЛТЕР НЕ ИМЕЕТ ПРАВА ПРИНЯТЬ СЧЕТ К ОПЛАТЕ, ЛИБО ПРИНЯТЬ/ВЫДАТЬ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА ПО КАССОВОМУ ОРДЕРУ!

2. Если какой-то платеж относится к нескольким объектам, то на счете, поданном на оплату, должна быть указана разбивка общей суммы счета в разрезе объектов. Например: общая сумма счета 100 000 грн. Покупается арматура на три объекта незавершенного производства. Инициатор счета должен написать на счете что 30 000 грн – это на объект №1, 50 000 грн – это на объект №2, 20 000 грн – это на объект №3. Бухгалтер должен внести в учетную базу оплату по данному счету согласно указанной на счете разбивке.

3. Главный бухгалтер обязан следить за тем, чтобы все окошки для меток по каждой операции по расчетному счету и кассе были заполнены! И следить должен постоянно. В противном случае отчет будет формироваться не корректно.

4. Для проверки полноты внесения информации необходимо сверить итоговые суммы по отчету с оборотами денежных средств по расчетному счету и кассе в оборотно-сальдовой ведомости за соответствующий период. Эти суммы должны быть равны.

5. Ну и Вы должны понимать, что информацию о движении денежных средств по расчетному счету и кассе бухгалтера должны вносить каждый день, только такой порядок внесения обеспечит вам корректный отчет по состоянию «сегодня на вчера»

Какие есть недостатки у данного отчета.

Прежде всего то, что в данном отчете отражаются только те затраты, которые уже оплачены. Поэтому, если ваше предприятие получила 10 тонн арматуры, разбросало их по объектам закрыла акты выполненных работ и получила денежные средства от Заказчика, но не заплатила поставщику арматуры, то в этом отчете вы указанной затраты не увидите. Вы должны понимать, что это отчет о движении денежных средств по расчетному счету и кассе и ничего более.

Расходы, отнесенные в отчете меткой на конкретный объект незавершенного производства, в бухгалтерской базе учета по методу начисления может поменять назначение. К примеру: из арматуры, отнесенной на объект №2 в сумме 50 000 грн (см. выше пункт 2) по факту арматура на 10 000 грн была отправлена на объект №4. Таким образом, данные предоставленные в отчете будут являться неверными. Поэтому данный отчет не может быть окончательным для определения итогового финансового результата по отдельно взятому объекту незавершенного производства.

Этот отчет – есть способ получения быстрой информации для принятия своевременных управленческих решений, но итоговые данные по расходам для определения конечного финансового результата необходимо все ж таки делать по методу начисления.