Новые правила ведения трудовых книжек

Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2016 году

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Главная из них — это ст.66 ТК РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Правила ведения и хранения трудовых книжек

С получения трудовой книжки от работника начинается ее движение внутри организации. Существуют четко регламентированные процедуры оформления новой трудовой книжки и порядка ведения трудовых книжек уже по работавших сотрудников. В нашей статье мы подробно остановимся на всех этапах работы с трудовыми и расскажем о возможных подводных камнях.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Трудовая книжка является важным документом, в котором указываются все места трудоустройства человека. В этом документе указываются ФИО гражданина, дата рождения, а также специальность. При трудоустройстве организация вносит в его трудовую соответствующие данные. В случае же увольнения работник получает этот документ обратно. Особое внимание стоит обратить на последовательность внесения данных, а также исправление допущенных ошибок. При внесении информации необходимо тщательно придерживаться законодательных норм.

Оформление трудовой книжки

Основными нормативными документами, регламентирующими действия по их заполнению, помимо Трудового кодекса РФ, являются:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Когда занятость у данного руководителя является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам специалист проработал в организации менее пяти дней, записывать не нужно.

Совет при оформлении трудовой книжки

Однако не рекомендуем трактовать данную норму закона о сроках внесения пунктов в столь принципиально. Ведь договор о сотрудничестве уже заключен. Работник, хоть и три дня, но отработал, соответственно имеет право на отражение данной информации в своем основном документе о рабочей деятельности.

Поэтому, по нашему мнению, при наличии желания на то работника, необходимо внести ему данные о занятости, даже если он отработал менее пяти дней. На сотрудника, поступающего на должность впервые, книжку нужно оформить не позднее недельного срока со дня приема специалиста в фирму (п. 8 Правил). Обязанность возлагается на всех работодателей (за исключением руководителей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), а именно:

• на организации;
• на индивидуальных предпринимателей.

При заключении трудового договора кандидат обязано предъявить директору трудовую (ст. 65 ТК РФ). Однако есть исключения:

• работник заключает соглашение впервые (т.е. он нигде раньше не работал по такому договору).
• работник устраивается на условиях совместительства (в этом случае она ведется по основному месту (ст. 66 ТК РФ));
• трудовая сотрудника отсутствует в связи с утратой, повреждением или по иной причине (в этом случае руководитель должен оформить работнику новую на основании его письменной просьбы с указанием причины отсутствия книжки).

Данные о трудоустройстве в книжку могут не вносится, а сам документ может не оформляться при выходе работника на дистанционное место. Если на то есть соглашение сторон трудового договора (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Особенности оформления трудовой книжки впервые

Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что данный документ у него действительно отсутствует. А также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается впервые. Данный документ предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у трудоустройстве трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине. При заполнении должны быть внесены:

• Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки).

Информация о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Запись на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании:

• студенческого билета,
• зачетной книжки,
• справки образовательной организации и т. п.

После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую работника следует внести изменения. Этого требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся сведений. При этом следует отметить, что внесенная информация об образовании не зачеркиваются.

Очень часто применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить данные о том, что до поступления работник стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в документ такого рода формулировок.

Обсуждается новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Обсуждается новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Минтруд России предложил для общественного обсуждения проект постановления Правительства РФ «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»» ( ID проекта — 01/01/04-18/00080322 ) и проект Приказа «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек» ( ID проекта — 01/02/04-18/00080312 ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утратят силу. Взамен Правил Минтрудом России подготовлен новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Планируется отменить обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью и скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно–расходную книгу и книгу учета, а также предоставить работодателю возможности при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Порядок ведения и хранения трудовых книжек к проекту приказа Минтруда России «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек»

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

Данная норма в новом порядке отсутствует

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

33. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (печатью кадровой службы) (при наличии печати) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 34 настоящего Порядка).

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

39. В приходно–расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно–расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью организации либо кадровой службы организации (при наличии печати).

В остальной части Порядок практически полностью повторяет нынешние Правила.

Общественное обсуждение проектов продлится до 7 мая 2018 г.

Журнал «КАДРОВИК-ПРАКТИК» + справочная база, книги, курс и другие ресурсы

• Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
• Анализ сложных вопросов — в доступной форме.
• Изменения в законе — рассказываем как применять

Подписчикам ДОСТУПНЫ: новые и прошлые журналы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации, статьи и др.), «Книжная полка» (книги и методички по кадрам), курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и др.

5 руб./день >> Подпишитесь легко и быстро >> Доступ — сразу после оплаты